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あなたはプレゼンは得意ですか？
学校での研究発表、会社での商談など様々な場面で、プレゼンをする機会もあることでしょう。しかし、なかなか上手くいかなかった経験があったり、得意じゃないという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では魅力的なプレゼンをするための方法についてご紹介します。
構成の組み立て方や話し方を理解することで苦労することなくプレゼンを作成でき、聴く人をしっかりと納得させることができるようになるでしょう。
目次
まず、良いプレゼンとはどのようなプレゼンなのでしょうか。いくつか重要なポイントをまとめました。
プレゼンは聴いてくれる人に対して、情報を的確に伝え、理解や納得を得るために行います。良いプレゼンをするために最も重要なことは、目的に対して必要な情報を精査し、簡潔にまとめることでしょう。
情報をしっかりとまとめることができても、聴いてくれる人に無理なく自然に伝わるような内容でないと意味がありません。
情報を羅列するだけでなく、プレゼン内容によって問題提起・解決策・効果など、流れやストーリーを意識して作成することも重要です。
重要なポイントをしっかりと記憶してもらうためであったり、聴く人を飽きさせないために、伝えるべき内容にも強弱をつける必要があります。
資料のデザインや構成、話のトーンによってメリハリをつけて重要度をしっかり示しましょう。
プレゼンにおいて理路整然と情報を伝え、明確にプランを打ち出すことは重要なことですが、それだけでは相手の心を掴むことはできません。プレゼンを聴いて意思決定を行うのは人間です。驚きを与えたり、共感を得ることで相手の感情をしっかりと動かさないといけません。
プレゼンの中に質問やクイズを盛り込むなど工夫して相手をプレゼンに引き込み、印象的なものにしましょう。
では、いざプレゼンを作成しようとしたとき、まず何から始めるべきでしょうか。
アイデアや問題点を洗い出して、結果を相手に訴求するまでの過程を考えなければいけないでしょう。
まずは、プレゼンをスムーズに進め、余計な時間を使わなくても良いようにプレゼン相手がどのような人なのか考えなくてはいけません。
十分にプレゼン相手がどのような人物なのか、聴衆がどのような層なのかを考えて資料の知識レベルや語彙を合わせていきましょう。
構成を考える前に、材料となる伝えるべき情報を整理しなくてはいけません。頭の中にきれいに整理できているのなら問題ありませんが、伝え忘れることがないように書き出すなどしてみましょう。
情報整理の方法として情報を書き出して整理していくKJ法があります。やり方としては、下記の順に行います。
構成を組み立てる際にどのような流れで説明するかも悩むところでしょう。
文章構成のフレームワークとして有名なテンプレートを3つご紹介します。
SDS法はSummary Detail Summary（要約・詳細・要約）の略です。
まず、これから何について説明するかを述べます。その次に、そのテーマについての詳細情報を伝え、最後に繰り返し何についての説明をしたか述べる方法です。
通販番組などでも用いられる手法で、同じ内容を３回繰り返して伝えることで、聴いている人に強く訴えて印象に残すことができます。
PREP法はPoint Reason Example Point（要点・理由・例・要点）の略です。
まず、一番に伝えたいポイントを言ってしまってから理由を挙げます。さらに理由の裏付けになるような具体例などを付け加え、もう一度伝えたいポイントを言う方法です。
理由や具体例を出して話すため、先に述べた結論に信憑性を与え、聴いている人に納得感を与える効果があります。
DESC法は自分の要望を相手に伝え、妥協案などを探す手法です。DESCの順番に話を展開していきます。
データなどを用いて客観的に説明していくので感情的にならずに、こちらからの要望を伝えやすいのが特徴です。
良いプレゼンには、視覚的にも理解しやすく、難しい議題もわかりやすくなるような資料が欠かせません。ここではプレゼンをサポートする資料作りのポイントやおすすめのソフトのご紹介をします。
プレゼンテーションソフトを用いてプレゼンを行う際は、1スライド1メッセージを目安に作成するのが良いでしょう。
スライドに多くの情報を詰め込むと、聴く人が今話していることの的が絞れずに、結局何が言いたいのかわからなくなったり、混乱してしまいます。視覚的に印象にも残りづらいでしょう。
内容を簡潔にまとめて理解しやすいスライドを作りましょう。
スライドのデザインはシンプルなものにしましょう。内容に必要のない説明や余計な図、イラストを入れてしまうと本当に伝えたいことの邪魔になります。
資料は視覚的にも印象付けることがポイントなので余白も意識して、見やすいデザインを心がけましょう。また、文字の大きさやフォントも見にくいことがないように配慮が必要です。
シンプルなデザインにも共通しますが、配色についても同様です。ワードをたくさんの色で色分けしたり、アンダーラインや網掛けすると、本当に重要なワードがぼやけてしまい、結局どのワードが重要なのかわからなくなります。2~3色を基本に少ない配色でデザインすると良いでしょう。
古くはOHPに透明なシートを乗せ行っていたプレゼンも、現在では様々なソフトで手軽に行えるようになってきました。
ここでは有料のものや無料のものなど、おすすめのプレゼンテーションソフトをご紹介します。
プレゼンテーションソフトの代表と言えばマイクロソフト社のPowerPointでしょう。
これまで何度もバージョンアップを経て、改良が加えられてきました。
Windowsでは、OfficeソフトがOffice Home and BusinessかOfficeProfessionalであればPowerPointもインストールされています。しかし、Office PersonalであればPowerPointはインストールされていません。
追加で必要であれば単体で購入するか、1年や1ヶ月単位で利用料を支払いPowerPointなどのアプリを利用できるOffice 365 Soloを契約する必要があります。
簡単に見栄えのいい資料を作成することができます。また、一般的に広く使用されているのでプレゼンの前後に資料の共有が必要な人におすすめです。
GoogleスライドはGoogleが開発したウェブブラウザ内で動くプレゼンテーションソフトです。特徴としてはPowerPointに比べると多少機能は限定されますが、Googleアカウントさえあれば無料で使用できる点でしょう。
また、ウェブ上で動いているので自分以外の人もアクセスしやすく、複数人で共同作業を行うのに適しています。チームでプレゼンを行ったり、資料を作成する方におすすめです。PowerPointとの互換性がある点も使いやすいポイントです。
KeynoteはAppleが開発しているプレゼンテーションソフトです。基本的にはApple製品に特化したソフトですが、Windowsでも機能限定されますが利用可能です。
Keynoteの特徴は、アニメーションが得意なことです。他のプレゼンテーションソフトにはないスライドの動きなどで、聴いている人に視覚的にインパクトを与えます。
また、価格的にも安価な点も嬉しいポイントでしょう。
MacやiPhone、iPadなどApple製品をメインで使用し、これらのデバイスで直感的な操作で作成したい方には特におすすめです。
Preziは次世代のプレゼンテーションソフトとして期待されているソフトです。スライドの概念を取り払い、ズームなどの編集の自由度が高いところが優れているポイントです。非常にインパクトがある視覚効果を実現し、クリエイティブな議論を広げることができるでしょう。これまでのスライド式のプレゼンとは一味違った印象に残るプレゼンがしたい方におすすめです。
機能を十分に使おうと思うと月額費用が掛かるので、頻繁にプレゼンを行う人は検討してみても良いのではないでしょうか。
プレゼンには、わかりやすい内容や資料だけでなく、聴く人に伝わりやすい話し方も重要になってきます。
プレゼンをする際には聴く人の立場に立って、考えたり理解するための間をしっかり取りましょう。また、話すスピードも聴き取りやすく理解しやすいスピードにしましょう。
聴く人が内容を理解する間もなく話題が移ってしまうと、スムーズにプレゼンの内容が伝わらず、せっかく練って作り上げたプレゼンも無駄に終わってしまいます。
プレゼンに適切なスピードは1分間に300文字程度と言われています。原稿を作成して、時間を計りながら、理解に時間が必要な部分は間を意識して練習してみると良いでしょう。
せっかくのプレゼンが声が小さく聞こえなかったというのでは意味がありません。ボソボソと話をすると信頼感も薄れてしまいます。しっかりと口を開きハキハキと話す必要があるでしょう。
また、話しを聞く相手に伝わりやすく、落ち着いた印象を与える音程はソの音程が良いと言われています。声のトーンや、聴く人が受ける印象も考えながら練習してみましょう。
よりプレゼンが上手になりたい方には、プレゼンなどの話し方を学べるボイトレをおすすめします。
プレゼンの話し方にはスピードや間、声量に音程など気を付けるポイントが多くあります。これらを意識して完璧に話せる人はなかなかいないでしょう。また、人前で話す機会もあまり多くはないでしょう。
練習方法として自身で録音録画してみる方法などがありますが、自分自身では気づかないことや克服できない問題もあります。
ボイトレは歌や演技が上手になりたい人が行くところだと思っている人も多いかと思います。しかし、現在ボイトレスクールには、印象を良くし、ビジネスをより円滑に進めるためのサポートをする、ビジネスマン向けのコースがあります。
シアーミュージックでは月2回10,000円程から通うことができ、マンツーマンで個々に合った指導を受けることができます。レッスンは都合の良い日に受けることができ、webで簡単に予約する事ができるので仕事終わりなどでも通いやすいでしょう。プレゼンだけでなく、接客業や営業のトークスキルにもつながります。
研究の成果を発表したり、会社の方針や商談を決定する重要なプレゼンですが、なかなか苦手な人も多いことでしょう。しかし、しっかりとした内容、資料や話し方で行えば信頼や評価も高くなります。普段から話し方を意識していきましょう。
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